ПРРО, РРО – що це таке і хто має використовувати в роботі

Для реєстрації в державній податковій службі операцій продажу товарів/послуг потрібні спеціальні касові апарати – реєстратори розрахункових операцій, скорочено – РРО. Робота без таких реєстраторів загрожує українським підприємцям серйозними штрафами. В даному матеріалі ми розкажемо, чи всі підприємці мають користуватися РРО, що таке програмний РРО, та в чому переваги такого продукту від hutko.

Що таке ПРРО

Реєстратор розрахункових операцій (РРО) – це інструмент фіскалізації розрахунків у бізнесі в Україні, який держава використовує для контролю продажів. Він фіксує готівкові та безготівкові оплати, облік товарів і послуг та передає цю інформацію до податкової служби відповідно до Закону «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».

ПРРО (тобто програмний РРО) – це також інструмент фіскалізації, але у вигляді програми, яку можна встановити на ПК чи мобільний гаджет. Він формує електронні чеки та автоматично надсилає інформацію щодо продажів до податкової служби.

Загальна схема фіскалізації розрахунків:

1. Продаж: після того, як клієнт оплатив товар, система РРО/ПРРО створює чек.
2. Фіскалізація: чек отримує унікальний фіскальний номер, підписується електронним підписом і надсилається на сервер податкової служби (ДПС).
3. Передача даних: податкова фіксує дані про операцію.
4. Видача чека: продавець видає клієнту фіскальний чек (друкований або електронний), який підтверджує легітимність операції.

В чому різниця між ПРРО і РРО

Як зазначалося вище, РРО та ПРРО – це затверджені державою інструменти фіксації продажів, видачі фіскальних чеків і передачі даних до податкової. Основна різниця між ними – у технічній реалізації. РРО – це фізичний касовий апарат, окремий пристрій, який треба купити, встановити на точці продажу, обслуговувати і ремонтувати при потребі. Фіскальні чеки тут друкуються на папері. Апаратний РРО простий в користуванні і зрозумілий для класичної роздрібної торгівлі. Водночас це доволі дорогий і негнучкий з точки зору оновлення функціоналу пристрій.

ПРРО – це програмне рішення, фактично каса у вигляді мобільного застосунку, що працює на майже будь-якому смартфоні, планшеті чи комп’ютері, не потребує купівлі фізичного обладнання (окрім того, на якому його запущено), простіше і дешевше в експлуатації. Чеки генеруються в електронному вигляді і надсилаються клієнту на email або месенджер. ПРРО не потребує сервісного обслуговування, підходить для онлайн- і офлайн-продажів, спрощує бухгалтерію. Це рішення може бути безкоштовним, або ж коштує набагато дешевше апаратного аналога, його легко масштабувати (додавати каси), а також інтегрувати з обліковою системою. Однак ПРРО залежить від інтернету та фізичного пристрою, на якому він функціонує (смартфону, планшету тощо).

Що обрати? Якщо у вас великий потік клієнтів, треба друкувати паперові чеки або ж є специфічні вимоги з боку облікової системи, то обирайте РРО. Зазвичай такий варіант актуальний для класичних магазинів, АЗС, аптек тощо. Коли ж потрібна мобільність, низькі витрати, то програмний реєстратор розрахункових операцій – оптимальний вибір для онлайн-торгівлі, служб доставки, ФОПів.

Хто має використовувати ПРРО, а хто – ні

Згідно українського законодавства, застосування РРО/ПРРО обов’язкове, якщо підприємець:

• Приймає за надані послуги чи товари готівку або безготівкові платежі (оплата карткою чи електронними гаманцями Apple Pay, Google Pay онлайн, або ж POS-термінал);
• Працює як ФОП 2-ї, 3-ї або 4-ї групи чи як юрособа.

Але можна не застосовувати РРО/ПРРО, якщо:

• Підприємець є ФОПом 1-ї групи – торгівля на ринку, побутові послуги населенню;
• Отримує оплату виключно на IBAN-рахунок;
• Продає товари через післяплату, де чек видає поштовий оператор, що доставляє товар;
• Діяльність торговця підпадає під окремі винятки, що містяться у переліку №1336, затвердженого Постановою КМУ від 23.08.2000. Однак в цих випадках замість РРО/ПРРО треба використовувати розрахункові квитанції та книги обліку розрахункових операцій.

Як працює ПРРО у щоденній роботі бізнесу

ПРРО – це зручна та сучасна програмна альтернатива класичному касовому апарату. Ось як виглядає щоденний типовий цикл роботи з ним:

1. Початок зміни:
   • Користувач (касир або сам ФОП) авторизується в застосунку ПРРО (логін + PIN або КЕП) та відкриває зміну.
   • Якщо в касі є готівка на початок зміни, то касир фіксує це в програмі.
2. Продаж товару/послуги:
   • Касир додає товари (зі списку або сканером), обирає для клієнта спосіб оплати (готівка, картка, QR-код тощо).
   • Програма розраховує суму, також (при потребі) ПДВ/акциз, далі формується фіскальний чек (в електронному вигляді).
   • Чек можна видати покупцю:
     • у вигляді QR-коду на екрані (покупець може відсканувати його смартфоном);
     • надрукувати на принтері;
     • надіслати на email або в месенджер.
   • Якщо є інтернет, то дані про продаж миттєво надсилаються до ДПС.
3. Кінець зміни:
   • Касир здійснює службове вилучення (виймає готівку, якщо є), після чого закриває зміну.
   • Програмний застосунок формує Z-звіт (фіскальний звіт за день) і надсилає його до податкової. Варто акцентувати, що ПРРО генерує Z-звіт без ручного втручання, на відміну від фізичних апаратів (що спрощує користування).

Слід дотримуватися таких правил:

• зміна (це час від першого продажу після останнього Z-звіту до відправки наступного Z-звіту) не може бути довше 24 годин;
• один касир – лише одна відкрита касова зміна одночасно;
• обов’язковий чек на повну суму.

Покупець може завантажити чек на сайті ДПС за QR-кодом або фіскальним номером.

Офлайн-режим (якщо зник інтернет або нема доступу до серверу ДПС)

• ПРРО переходить в офлайн;
• Використовує резервні фіскальні номери (зарезервовані заздалегідь);
• Чеки формуються локально та видаються клієнту в електронному чи паперовому вигляді (якщо є принтер).

Після відновлення зв’язку всі чеки відправляються до ДПС. Згідно закону, ПРРО може перебувати в офлайн-режимі до 36 годин безперервно, та загально до 168 годин на місяць, однак під час воєнного стану обмеження часто не застосовуються.

Як працює наш ПРРО

1. Клієнт на сайті чи у соцмережах обирає товар чи послугу і переходить до оплати.
2. Сплачує замовлення онлайн у зручний спосіб.
3. Фіскалізація операції відбувається автоматично за допомогою ПРРО від hutko.
4. Дані про відкриття та закриття зміни, а також Z-звіти надсилаються на сервери ДПС теж автоматично.
5. Продавець отримує сповіщення про успішну чи неуспішну фіскалізацію платежу, а деталі операції може переглянути в особистому кабінеті.

Як бізнесу обрати провайдера ПРРО, на що звернути увагу

При виборі провайдера ПРРО в Україні важлива не тільки вартість його послуг, а й те, як його сервіс вписується у ваш бізнес. Ось ключові критерії, на які варто звернути увагу:

Автоматична фіскалізація та інтеграція з платіжним сервісом

Якщо приймаєте платежі за картками Visa/Mastercard, за допомогою електронних гаманців Apple/Google Pay чи іншими платіжними методами – обирайте провайдера, який безшовно інтегрується з вашим платіжним сервісом. Тоді після успішної оплати чеки будуть формуватися без ручного введення. Це дуже зручно для онлайн-магазинів та служб доставки. Слід зазначити, що наш ПРРО є частиною платіжного сервісу, тому автоматично передає потрібні дані у систему ДПС, полегшуючи для користувачів звітність та облік.

Якість офлайн-режиму

Під час блекаутів чи збоїв інтернету програма повинна надійно працювати офлайн (до 36 годин поспіль, до 168 годин на місяць). Перевірте:

• чи показує ПРРО, скільки ще залишилося офлайн-часу;
• чи автоматично передає чеки після відновлення зв’язку;
• чи немає скарг у відгуках на «зависання» при користуванні в режимі офлайн.

ПРРО від hutko працює в хмарі, тому безперебійно передає чеки в ДПС після успішної онлайн-оплати. Покупець отримує електронний чек на email або в будь-який месенджер.

Ціна та ліміти чеків

Скільки коштує ППРО? Це залежить від числа чеків на місяць, що ви генеруєте. Зазвичай це безкоштовно при невеликій кількості чеків на місяць (до 250-300), або ж коштує 200-300 грн/міс за необмежену кількість. Є також безкоштовний ПРРО від державної податкової служби («пРРОсто»).

Водночас ППРО, що є частиною нашого платіжного сервісу, безкоштовний незалежно від числа чеків (скільки б їх не було, ви платите лише комісію за інтернет-еквайринг) і доступний для всіх мерчантів.

Зручність у користуванні

Переконайтеся, що є застосунки для Android/iOS, плюс веб-версія, а також зручно видавати чеки клієнтам (QR на екрані, email, меседжери, друк).

Наш програмний РРО має зрозумілий інтерфейс, є простим у користуванні, його легко підключити та налаштувати – це можна зробити за лічені хвилини без допомоги фахівців.

Інтеграція з обліковими системами та CRM

Якщо ведете товарний облік в бухгалтерських, CRM- чи ERP-системах, – упевніться в наявності готових модулів синхронізації. Це заощадить години ручної роботи та спростить користування сервісом.

Вже на старті hutko пропонує більше десятка платіжних модулів та плагінів для CMS, CRM, ERP та конструкторів сайтів. Ще стільки ж – в планах розробки і будуть доступні незабаром.

Переваги ПРРО від hutko

Наш програмний реєстратор розрахункових операцій виконує фіскалізацію та облік у суворій відповідності до вимог Державної податкової служби. Таким чином, ви надійно захищені від штрафів та нервового стресу.

Порядок реєстрації ПРРО і підключення фіскалізації платежів

Для фіскалізації онлайн-платежів ПРРО спочатку треба зареєструвати в ДПС. Далі приведено покроковий алгоритм для ФОП та юросіб.

Підготовчий етап (обов’язкові умови перед реєстрацією ПРРО):

• Ви маєте статус ФОП або юрособи;
• Маєте КЕП (кваліфікований електронний підпис) в будь-якому Акредитованому центрі сертифікації ключів: Дія, ПУМБ, ДПС тощо.
• Ви зареєстрували господарську одиницю (торгову точку) у ДПС через форму 20-ОПП;
• Пройшли реєстрацію в hutko і маєте активованого мерчанта.

Без всіх цих пунктів реєстрація ПРРО неможлива.

Реєстрація ПРРО в ДПС:

Цей етап виконується через кабінет мерчанта hutko. Процес максимально автоматизований, тому не створить проблем для користувача-мерчанта.

• Увійдіть в особистий кабінет hutko.
• Перейдіть у розділ «Онлайн-каса», оберіть потрібного мерчанта і клікніть «Підключити касу».
• Завантажте ключі та сертифікат для ПРРО, отримані під час реєстрації у системі ДПС.
• Оберіть із переліку потрібну торгову точку та касу, вкажіть податкову ставку та натисніть «Підключити касу».
• Готово, ПРРО активовано.

Тепер всі необхідні дані по платежах будуть автоматично передаватись у податкову службу. Інші функції нашого програмного РРО, як-от електронні чеки, формування системних звітів та облік, активуються одразу без додаткових налаштувань і доступні для всіх користувачів.

Як розблокувати або скасувати реєстрацію ПРРО

Розблокування ПРРО

У разі блокування через порушення – спочатку усуньте причину. Найчастіше ПРРО блокується через перевищення лімітів часу або технічні помилки.

• Перевищення часу зміни: зміна не може тривати понад 24 години. Якщо ви забули закрити зміну, ПРРО заблокує можливість створення нових чеків. Щоб вирішити проблему, сформуйте та надішліть Z-звіт. Після цього ПРРО розблокується, і можна буде відкрити нову зміну.
• Перевищення ліміту офлайну: працювати без інтернету можна не більше 36 годин поспіль (і не більше 168 годин на місяць). Відновіть онлайн-зв’язок – ПРРО передасть накопичені чеки на сервер ДПС, і блокування буде знято.
• Закінчення терміну дії або блокування КЕП: отримайте новий електронний підпис і відкрийте зміну з його допомогою.

Скасування реєстрації ПРРО з боку ДПС

Фіскальний сервер ДПС автоматично скасовує реєстрацію ПРРО, якщо:

• юридична особа або ФОП, згідно з даними ЄДР, припинили свою діяльність;
• бізнес-одиниця, де використовується ПРРО, згідно з повідомленням № 20-ОПП, закрита або не експлуатується;
• в контролюючому органі наявне судове рішення про ліквідацію бізнес-суб’єкта;
• ДПС отримала дані стосовно смерті або недієздатності ФОП;
• бізнес-суб’єкта знято з обліку в контролюючих органах.

У разі помилкового скасування реєстрації ППРО підприємець може заново його зареєструвати.

Скасування з ініціативи підприємця

Для скасування реєстрації ПРРО треба подати Заяву про реєстрацію програмних реєстраторів розрахункових операцій за формою № 1-ПРРО (ідентифікатор форми J/F1316605) з позначкою «Скасування реєстрації». Це можна зробити в Електронному кабінеті платника податків.

Також можна скасувати реєстрацію ПРРО у випадку виявлення несправностей програмного реєстратора розрахункових операцій за формою №2-ПРРО (ідентифікатор форми J/F1316701) з позначкою «несправність» або «крадіжка пристрою чи компрометація ключа». Скасування відбувається шляхом виключення його з програмних реєстраторів розрахункових операцій та закриття фіскального номера, яким вже не можна користуватися в майбутньому.

Перед тим, як подавати заяву, переконайтеся, що всі зміни закриті та подані Z-звіти за весь період використання ПРРО.

Які штрафи за відсутність РРО / ПРРО?

Після 1 серпня 2025 року перестав діяти перехідний період зі зменшеними штрафами – тепер порушникам загрожують повні розміри штрафів.

Слід зазначити, що наш програмний РРО в автоматичному режимі фіскалізує всі операції, генерує чеки в оновленому форматі і надсилає звіти в ДПС. За увесь час роботи hutko жоден з користувачів нашого продукту не був оштрафований за порушення правил фіскалізації.

Резюме

Програмний РРО робить касові операції швидшими, дешевшими та менш бюрократичними, що особливо цінно для малих підприємств. Головне – обрати надійний функціональний сервіс з якісною підтримкою користувачів, щоб ваш бізнес ніколи не зупинявся. І наш програмний РРО справиться з цим завданням на відмінно.