РРО і ПРРО – що це таке, як зареєструвати у ДПС та почати фіскалізувати платежі

Для реєстрації в Державній податковій службі (ДПС) операцій продажу товарів і послуг потрібен спеціальний касовий апарат – реєстратор розрахункових операцій (РРО) або його програмний аналог – ПРРО. Робота без таких реєстраторів загрожує українським підприємцям серйозними штрафами. В цьому матеріалі ми розкажемо, які відмінності між РРО і ПРРО, чи всі підприємці мають користуватися ними, як зареєструвати їх у податковій та в чому переваги безкоштовного рішення від hutko.

Що таке РРО і ПРРО

Реєстратор розрахункових операцій – це інструмент фіскалізації платіжних операцій українського бізнесу, який держава використовує для контролю продажів. Він фіксує готівкові та безготівкові оплати, облік товарів і послуг та передає цю інформацію до ДПС відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».

Програмний РРО – також інструмент фіскалізації, але у вигляді онлайн-каси, який можна використовувати на комп’ютері чи мобільному телефоні. Він формує електронні чеки й автоматично надсилає інформацію щодо продажів до податкової служби.

В чому різниця між РРО і ПРРО

Як зазначалося вище, РРО і ПРРО – це затверджені державою інструменти фіксації продажів, видачі фіскальних чеків і передачі даних до ДПС. Основна різниця між ними – у технічній реалізації.

РРО – касовий апарат, окремий пристрій, який треба купити, встановити на точці продажу, обслуговувати і ремонтувати за потреби. Фіскальні чеки тут друкуються на папері. Фізичний реєстратор простий у користуванні та зрозумілий для класичної роздрібної торгівлі. Водночас це доволі дорогий і негнучкий з точки зору оновлення функціоналу пристрій.

ПРРО – програмне рішення, фактично онлайн-каса, що працює майже на будь-якому смартфоні, планшеті чи комп’ютері, не потребує купівлі фізичного обладнання (крім того, на якому його використовують), простіше і дешевше в експлуатації. Чеки тут генеруються в електронному вигляді та надсилаються клієнту на email або в месенджер. ПРРО не потребує сервісного обслуговування, підходить для онлайн- і офлайн-продажів, спрощує бухгалтерію. Така онлайн-каса може бути безкоштовною або ж коштує набагато дешевше, ніж фізичний аналог, її легко масштабувати (додавати торгові точки, каси та касирів), а також інтегрувати з обліковою системою. Однак це рішення залежить від інтернету та пристрою, на якому воно функціонує (смартфона, планшета тощо).

Як працює РРО і ПРРО

І апаратний, і програмний РРО діють за такою загальною схемою при фіскалізації платіжних операцій:

1. Продаж: після того, як клієнт оплатив товар чи послугу, реєстратор розрахункових операцій створює чек.
2. Фіскалізація: чек отримує унікальний фіскальний номер, підписується електронним підписом продавця та надсилається на сервер ДПС.
3. Фіксація даних: податкова отримує деталі оплати й опрацьовує їх на своєму боці.
4. Видача документу: клієнт отримує фіскальний чек (друкований або електронний), який підтверджує легітимність операції.

Як працює РРО у щоденній роботі бізнесу

Апаратний РРО – це фізичний пристрій із кнопками, принтером чеків і фіскальною пам’яттю. Його активні користувачі – традиційні магазини, аптеки, кафе й інші торгові точки з високим потоком покупців.

Ось як виглядає щоденна робота касира з апаратним РРО:

1. Початок робочого дня або зміни:
   • Касир вмикає РРО, вводить свій пароль та натискає кнопку «Відкрити зміну».
   • Апарат друкує службовий чек про відкриття зміни або показує на екрані «Зміна відкрита».
   • Щоб визначити залишок у касі на початок дня, касир може надрукувати X-звітПроміжний звіт без закриття зміни.
2. Операція продажу:
   • Касир вводить код товару або суму вручну. Якщо є сканер штрихкодів і найменування запрограмовано заздалегідь – сканує, і апарат сам підтягує назву та ціну.
   • Вибирає форму оплати: натискає кнопку «Готівка», «Картка», «Змішана оплата» тощо. Якщо оплата карткою, то сума висвічується або вводиться вручну на POS-терміналі (окремий пристрій). Після проведення платежу натискає «ОК» на РРО.
   • Формування документа: натискає «Підсумок» або «Оплатити». Апарат друкує фіскальний чек на термопапері.
3. Закриття зміни:
   • Касир натискає «Закрити зміну» або «Z-звіт». Апарат друкує Z-звіт із підсумками дня: загальна сума оплат готівкою та банківськими картками, кількість повернень і чеків тощо.
   • Передача даних до ДПС: у більшості сучасних апаратних РРО дані накопичуються в пам’яті, й раз на 1-3 дні пристрій передає Z-звіти та чеки до податкової через будь-який доступний інтернет-канал – GSM-модем, Ethernet або Wi-Fi.
   • Зняття готівки: касир виймає гроші з касової скриньки, звіряє з Z-звітом. Після того здає їх у банк або залишає на наступний день.

Як працює ПРРО у щоденній роботі бізнесу

Взаємодія з програмною онлайн-касою дуже схожа з РРО, однак є й певні відмінності.

1. Початок зміни:
   • Користувач (касир або сам ФОП) авторизується в ПРРО та відкриває зміну.
   • Якщо в касі є готівка на початок зміни, то фіксує це в програмі.
2. Продаж товару чи послуги:
   • Касир додає найменування зі списку або сканує сканером і обирає спосіб оплати – готівка, картка тощо.
   • Програма розраховує суму, за потреби додає ПДВ і акцизні збори, далі формується фіскальний чек в електронному вигляді.
   • Чек можна видати покупцю у вигляді QR-коду на екрані, надрукувати на принтері, надіслати на email або в месенджер.
   • Якщо є інтернет, то дані про продаж миттєво надсилаються до ДПС.
3. Кінець зміни:
   • Касир здійснює службове вилучення (виймає готівку, якщо є), після чого закриває зміну.
   • Програмна каса формує Z-звіт (фіскальний звіт за день) і надсилає його до податкової. Варто акцентувати, що, на відміну від фізичних апаратів, ПРРО може генерувати Z-звіт без ручного втручання, і це спрощує користування.

При роботі з ПРРО слід дотримуватися таких правил:

• Зміна (це час від першого продажу після останнього Z-звіту до відправки наступного Z-звіту) не може тривати довше, ніж 24 години.
• Один касир – лише одна відкрита касова зміна одночасно.
• Обов’язковий чек на повну суму.

Робота ПРРО в офлайн-режимі:

• Програмний РРО використовує резервні фіскальні номери, які були зарезервовані заздалегідь.
• Фіскальні чеки формуються локально та видаються клієнту в електронному чи паперовому вигляді, якщо є принтер.

Після відновлення зв’язку всі сформовані чеки відправляються до ДПС. Згідно з законом, ПРРО може перебувати в офлайн-режимі до 36 годин безперервно та загально до 168 годин на місяць, однак ці обмеження часто не застосовуються, оскільки зараз діють умови воєнного стану.

Хто має використовувати РРО або ПРРО, а хто – ні

Відповідно до українського законодавства, фіскалізація платежів обов’язкова, якщо підприємець:

• Продає товари чи послуги за готівку або ж з оплатою карткою через POS-термінал чи онлайн.
• Працює як ФОП 2, 3 або 4 групи чи як юрособа.

РРО чи ПРРО можна не застосовувати, якщо:

• Підприємець є ФОПом 1 групи – торгівля на ринку, побутові послуги населенню.
• Отримує оплати виключно на IBAN-рахунок.
• Продає товари через післяплату, де чек видає поштовий оператор, котрий доставляє товар.
• Місце розрахунків визначити неможливо (наприклад, коли споживач отримує послугу або товар виключно в електронній формі).
• Діяльність торговця підпадає під окремі винятки, що містяться у затвердженому Кабміном переліку, – продаж предметів релігійно-обрядової атрибутики тощоУ цих випадках замість РРО чи ПРРО треба використовувати розрахункові квитанції та книги обліку розрахункових операцій.

Для прикладу, інтернет-магазини, квіткові крамниці, заклади швидкого харчування чи кав’ярні зобов’язані застосовувати РРО або ПРРО. А от продаж кондитерських виробів у театрально-видовищних і спортивних закладах або ж приймання вторсировини від населення не потребує фіскалізації чеків у податковій.

Які штрафи за відсутність РРО чи ПРРО

Після 1 серпня 2025 року перестав діяти перехідний період – тепер порушникам загрожують повні розміри штрафів.

Слід зазначити, що програмний РРО від hutko в автоматичному режимі фіскалізує всі операції, генерує чеки в оновленому форматі й надсилає звіти в ДПС. За весь час роботи нашого ПРРО жоден із його користувачів не отримав штраф за порушення правил фіскалізації.

Як зареєструвати РРО і ПРРО у податковій службі для фіскалізації платежів

Для фіскалізації платежів апаратний або програмний РРО спочатку треба зареєструвати в ДПС. Ось покроковий алгоритм для ФОП та юросіб.

Крок 1. Підготовка й отримання КЕП

Перед реєстрацією у вас має бути:

• Кваліфікований електронний підпис (КЕП) ФОПа або директора компанії. Це той ключ ЕЦП, з яким ви подаєте звітність у кабінеті податкової.
• Об’єкт оподаткування, зареєстрований у ДПС через форму № 20-ОПП (для ФОП – F1312007, для юросіб – J1312007). Якщо ви ще не подавали цю форму, реєстрація РРО чи ПРРО буде неможливою.
• Договір із центром сервісного обслуговування (ЦСО)Тільки для апаратних реєстраторів.

Крок 2. Подання заяви 1-РРО або 1-ПРРО

Це основний документ для реєстрації самого касового апарата у ДПС.

1. Зайдіть в електронний кабінет платника податків у розділ «Введення звітності» та створіть електронний документ за формою № 1-РРО «Заява про реєстрацію реєстратора розрахункових операцій» (для ФОП – F1311406, для юросіб – J1311406) або формою № 1-ПРРО «Заява про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій» (для ФОП – F1316605, для юросіб – J1316605, можете скористатися інструкцією).
   • Для РРО у заяві за формою № 1-РРО:
     • Введіть дані про об’єкт оподаткування з раніше поданої форми 20-ОПП.
     • Впишіть заводський номер РРО і оберіть відповідну модель.
     • Вкажіть сферу застосування відповідно до державного реєстру РРО.
     • Введіть дані щодо книги обліку розрахункових операцій, при її наявності.
     • Оберіть бажаний спосіб отримання реєстраційного посвідчення – поштою, на email, в електронному кабінеті.
   • Для ПРРО у заяві за формою № 1-ПРРО:
     • Введіть дані про об’єкт оподаткування з раніше поданої форми 20-ОПП.
     • Оберіть тип ПРРО: стаціонарний, пересувний, каса самообслуговування або інтернет-торгівля.
     • Вкажіть назву ПРРО – призначається довільно, наприклад «Каса №1».
     • Введіть номер ПРРО – також вказується довільно, але в межах кожної окремої господарської одиниці він має бути унікальним.
     • Оберіть бажаний спосіб отримання реєстраційного посвідчення – поштою, на email, в електронному кабінеті.
     • Переконайтеся, що в налаштуваннях напроти пункту «У разі відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером контролюючого органу здійснення розрахункових операцій до моменту належного встановлення зв’язку» стоїть галочка. Це дозволить видавати чеки, навіть якщо пропаде інтернет.
2. Підпишіть форму за допомогою КЕП, відправте в ДПС. У відповідь має прийти фіскальний номер вашого РРО чи ПРРО.

Крок 3. Реєстрація касирів для програмного РРО

Щоб ПРРО міг підписувати чеки, податковій потрібно знати, чиїми підписами це буде робитися. Для цього треба надіслати «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа».

1. Створіть заяву за формою F1391802 для ФОП і J1391802 – для юросіб (можете скористатися інструкцією).
2. У таблиці вкажіть дані касирів та ідентифікатори їхніх ключів КЕП. Це можуть бути або ваші наймані працівники, або й ви самі. Притому найманого працівника можна зареєструвати з використанням його ЕЦП або ж здійснити реєстрацію через печатку підприємства чи ФОП.

Що обрати: РРО чи ПРРО

У кожного з цих рішень є свої особливості. Ми зібрали їх у порівняльній таблиці, щоб вам було легше розібратися.

Отже, основні користувачі РРО – бізнеси зі стабільно великим потоком офлайн-покупців, зокрема супермаркети, АЗС, торгові центри. Тоді як ПРРО більше підходить для онлайн-торгівлі, доставки, мобільних точок продажу, квіткових магазинів, HoReCa, малого бізнесу. Водночас навіть великий бізнес сьогодні поступово переходить на програмні реєстратори, оскільки вони дешевші, простіші у використанні та легко інтегруються з різноманітними онлайн-сервісами та ІТ-системами.

Як бізнесу обрати провайдера ПРРО, на що звернути увагу

При виборі провайдера ПРРО в Україні важлива не тільки вартість його послуг, а й те, як його сервіс вписується у ваш бізнес. Ось ключові критерії, на які варто звернути увагу:

Автоматична фіскалізація та інтеграція з платіжним сервісом

Якщо приймаєте оплати картками Visa & Mastercard, за допомогою електронних гаманців Apple & Google Pay чи іншими платіжними методами – обирайте рішення, яке безшовно інтегрується з вашим платіжним сервісом. Тоді після успішної оплати чеки будуть формуватися без ручного втручання, що дуже зручно для онлайн-магазинів і служб доставки.
Слід зазначити, що ПРРО від hutko є частиною платіжного сервісу, тому автоматично передає потрібні дані у систему ДПС, полегшуючи для користувачів звітність та облік.

Ціна та ліміти чеків

Скільки коштує ПРРО? Це залежить від числа чеків на місяць, що ви генеруєте. Зазвичай сервіс безкоштовний при невеликій кількості (до 250-300) або ж вартує 200-300 грн на місяць за необмежену кількість. Є також безоплатний у користуванні ПРРО від державної податкової служби – «пРРОсто».

Наш ПРРО безкоштовний незалежно від чисельності чеків (хай скільки їх є, ви платите лише комісію за інтернет-еквайринг) і доступний для всіх мерчантів.

Зручність у користуванні

Переконайтеся, що програмну касу легко підключити, вона має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, а також з її допомогою зручно видавати чеки клієнтам (у вигляді QR-коду на екрані, повідомлення на email або у месенджер тощо).

Що стосується ПРРО від hutko, він є простим у користуванні, його легко підключити й налаштувати – це можна зробити за лічені хвилини без допомоги сторонніх фахівців.

Інтеграція з обліковими системами та CRM

Якщо ведете товарний облік у бухгалтерських, CRM- чи ERP-системах, упевніться в наявності готових модулів синхронізації платіжних даних. Це заощадить години ручної роботи та спростить користування ПРРО.

Наш сервіс уже на старті пропонує більше десятка платіжних модулів та плагінів для різних платформ. Іще більше – в розробці й будуть доступні незабаром.

Переваги ПРРО від hutko

Наш програмний реєстратор розрахункових операцій виконує фіскалізацію та облік у суворій відповідності до вимог ДПС. Тож ви надійно захищені від штрафів і стресу.

Як підключити ПРРО від hutko

Після того, як ви зареєстрували програмний РРО у ДПС та отримали для нього фіскальний номер, підключити його у мерчант-порталі hutko та почати фіскалізувати платежі можна буквально за декілька хвилин.

1. Увійдіть в особистий кабінет hutko, якщо вже маєте мерчанта. Якщо ні – спершу створіть обліковий запис, вкажіть інформацію про свою діяльність і дочекайтесь активації бізнес-профілю.
2. Перейдіть у розділ «Онлайн-каса», оберіть потрібного мерчанта й натисніть «Підключити касу».
3. Завантажте ключі та сертифікат для ПРРО, отримані під час реєстрації у системі ДПС.
4. Знайдіть у переліку відповідну торгову точку та касу, виберіть податкову ставку та натисніть «Підключити касу».
5. Готово, ПРРО активується миттєво.

З цієї миті необхідні дані по платежах будуть автоматично передаватись у податкову службу України. Інші функції нашого програмного РРО, як-от електронні чеки, формування системних звітів та облік, активуються за замовчуванням без додаткових налаштувань.

FAQ

Резюме

Програмний РРО робить касові операції швидшими, дешевшими та менш бюрократичними, що особливо цінно для малих підприємств. Головне – обрати надійний функціональний сервіс із якісною підтримкою користувачів, щоб ваш бізнес ніколи не зупинявся. І наше безкоштовне програмне рішення впорається з цим завданням на відмінно.