Онлайн-інвойсинг: як згенерувати рахунок та отримати оплату за кілька хвилин навіть без сайту

Паперові рахунки-фактури та відправка їх вручну відійшли в минуле. Сьогодні більшість українських підприємців з сайтами та без них використовують онлайн-інвойсинг. У даному матеріалі розберемо, що це таке, як виставити інвойс на оплату і чому hutko – найкращий платіжний сервіс для швидкого розрахунку клієнтів.

Чому бізнес відходить від традиційних рахунків і переходить на цифрове рішення

Сьогодні підприємці дедалі частіше відмовляються від класичних паперових чи зроблених в Excel рахунків на користь онлайн-інвойсингу. Це вже не тренд, а стандарт для більшості компаній і ФОПів, адже багато замовників просто не оплачують класичні рахунки через складність процесу. Онлайн-інвойсинг підвищує ймовірність оплати на 35-70%, особливо коли можна здійснити платіж одним кліком.

Ось лише кілька причин, чому варто використовувати онлайн-інвойсинг

По-перше, онлайн-інвойс зручний для клієнтів. Вони отримують електронний лист із платіжним посиланням і можуть здійснити оплату протягом 5–15 секунд за допомогою банківської картки, електронного гаманця чи іншого методу.

По-друге, це безпека та прозорість. Інтернет-еквайринг зменшує ризики шахрайства та витоку даних, а також спрощує бухгалтерський облік і контроль фінансових потоків.

По-третє, зростання продажів. Дослідження показують, що підприємства, які працюють із сучасними цифровими інструментами прийому оплат, отримують середній чек вищий, ніж при паперових рахунках. Платежі проходять миттєво, що особливо важливо для eCommerce та сервісних бізнесів з сайтами та без них.

Що таке онлайн-інвойсинг

Термін інвойс (від англ. invoice) означає рахунок на оплату. Це документ, який підтверджує угоду між продавцем і покупцем, містить опис товарів чи послуг, їхню кількість, ціну та суму до оплати. Інвойсинг – процедура створення та виставлення такого рахунка покупцю.

Онлайн-інвойсинг – та ж сама процедура, але у цифровому форматі, коли клієнт може одразу здійснити оплату на платіжній сторінці. Він, зробивши замовлення на сайті або у соцмережах продавця, отримує на електронну пошту чи в месенджер рахунок з посиланням на оплату, переходить за ним, обирає зручний для себе спосіб розрахунку (банківська картка, електронний гаманець Apple Pay чи Google Pay тощо) і здійснює платіж.

Основні відмінності онлайн-інвойсу від звичайного рахунка

Де застосовується онлайн-інвойсинг

Цей інструмент стане у нагоді практично в усіх сферах бізнесу, де потрібно швидко виставити рахунок клієнту й отримати гроші без зайвих дій із його боку. Ось найпоширеніші приклади реального використання онлайн-інвойсингу.

Головні переваги онлайн-інвойсингу

Інвойс на оплату – сучасна альтернатива традиційним рахункам, що поєднує зручність для клієнтів, швидкість проведення платежів та автоматизацію бізнес-процесів. Для українських підприємців він стає стандартом, адже дозволяє працювати прозоро, швидко й ефективно в умовах цифрової економіки.

Серед інших переваг онлайн-інвойсу

Швидкий прийом оплат

Замовник може розрахуватися за 2 кліки одразу після отримання рахунка від продавця

Автоматизація та контроль

Легше відстежувати терміни надходження грошей і уникати плутанини у фінансовому обліку

Актуальність для різних сфер діяльності

Особливо корисно для малого бізнесу та фрилансерів, які працюють без власного сайту

Підтримка різних платіжних методів

Клієнт може за 5-15 секунд оплатити інвойс зручним для себе способом, не витрачаючи зайвий час на введення реквізитів продавця

Як працює онлайн-інвойс

Для бізнесу

1. У кабінеті платіжного сервісу ви створюєте інвойс на оплату: вводите суму, додаєте опис товару чи послуги, за потреби вказуєте термін дії інвойсу та контактні дані отримувача.
2. Система генерує унікальне платіжне посилання зі вбудованою кнопкою оплати.
3. Ви надсилаєте рахунок клієнту будь-яким зручним способом: на email або у месенджер.
4. Після оплати отримуєте сповіщення в особистому кабінеті платіжного сервісу та на електронну пошту.

Для клієнта

1. Замовник отримує рахунок від продавця у вигляді листа на email або в форматі посилання у будь-якому месенджері.
2. Переходить за лінком і потрапляє на захищену платіжну сторінку, навіть якщо ви працюєте без сайту.
3. Обирає зручний для себе спосіб розрахунку та здійснює оплату.
4. Після підтвердження платежу бачить відповідне сповіщення на сторінці оплати й отримує електронний чек, який формується та надсилається автоматично.

Як виставити інвойс на оплату: покрокова інструкція на прикладі hutko

Створити онлайн-рахунок і виставити його на оплату ви можете в особистому кабінеті hutko, навіть якщо продаєте без сайту.

1. Перейдіть у розділ «Платіжні рішення», оберіть вкладку «Інвойси» та натисніть на кнопку «Створити інвойс».
2. Заповніть потрібні поля – обов’язкова лише сума оплати, інші дані є опціональними. Якщо ваш клієнт не з України, а з-за кордону, оберіть іноземну валюту платежу. У вкладці «Додаткові налаштування» можна вказати дату, до якої буде дійсний онлайн-рахунок, а також активувати холдування коштівРезервування суми платежу на картці замовника для подальшого списання або розхолдування.
3. Натисніть кнопку «Створити інвойс» і надішліть його на email у вигляді листа, або в месенджер у вигляді платіжного посилання.
4. Очікуйте на оплату від покупця.

Одразу після оплати ви отримаєте сповіщення на електронну пошту. В разі неуспішного платежу ви також будете проінформовані та зможете зв’язатися з клієнтом для вирішення питання.

Які платіжні методи підтримує онлайн-інвойсинг

Коли клієнт отримує рахунок від продавця та переходить за посиланням, то потрапляє на захищену сторінку оплати платіжного сервісу. Тож кількість методів розрахунку визначає саме платіжний сервіс.

Наприклад, hutko підтримує всі популярні в Україні та за кордоном способи оплати. Зокрема, це банківські картки міжнародних платіжних систем Visa & Mastercard і української платіжної системи Prostir, а також електронні гаманці Apple Pay та Google Pay. Окрім того, наші інвойси можна сплатити частинами, оскільки hutko підтримує онлайн-розстрочку «Сплачуйте частинами» від ПУМБ.

Безпека онлайн-інвойсу

З цим інструментом прийому оплат майже відсутні ризики, адже використовуються сучасні технології захисту даних – шифрування, токенізація, двофакторна аутентифікація та інші. Проте рівень безпеки онлайн-інвойсів залежить від платіжного сервісу та дотримання правил кібергігієни самим бізнесом і клієнтами.

Як обрати платіжний сервіс для роботи з онлайн-інвойсами

Якщо в рамках своєї справи ви активно працюєте з інвойсами, зверніть увагу на такі речі, як зручність і швидкість створення рахунка на оплату, підтримувана кількість методів розрахунку, конверсія платежів, комісія сервісу тощо.

Онлайн-інвойс від hutko створений для малого бізнесу, що працює напряму з клієнтами. Він ідеально підходить тим, хто приймає індивідуальні замовлення, веде продажі без сайту або надає приватні послуги. Щоб створити наш онлайн-інвойс та надіслати його клієнту, вам знадобиться не більше хвилини. А ще він має вбудований функціонал, який розширює ваші можливості. Для прикладу, ви можете заморозити потрібну суму на картці покупця, а далі списати повністю чи частково або ж повернути кошти без комісії за інтернет-еквайринг. Якщо ж потрібно обмежити термін дії рахунка, встановіть дату, до якої буде дійсний виставлений інвойс, наприклад один день чи один рік. Надіслати онлайн-інвойс від hutko можна у той канал комунікації, який зручний для вас та вашого клієнта: email, Telegram, WhatsApp тощо.

Резюме

Онлайн-інвойсинг – сучасна альтернатива традиційним рахункам, яка поєднує зручність для клієнтів, швидкість здійснення платежів та автоматизацію бізнес-процесів. Для українських компаній та ФОПів це стає стандартом, адже дозволяє ефективно працювати в умовах цифрової економіки. Підприємці переходять на онлайн-інвойсинг не тому, що модно, а тому, що цей інструмент суттєво прискорює оборот грошей, зменшує витрати, підвищує конверсію продажів і надає кращий контроль.

Ті, хто досі надсилає рахунки у паперовому вигляді або у форматі PDF, Word чи Excel, фактично дарують конкурентам частину своїх продажів і грошового потоку. Щоб отримати максимальну перевагу на ринку, скористайтесь послугами hutko – адже ми є найкращим платіжним сервісом для малого і середнього бізнесу.