РРО и ПРРО – что это такое, как зарегистрировать в ГНС и начать фискализировать платежи

Для регистрации в Государственной налоговой службе (ГНС) операций продажи товаров и услуг требуется специальный кассовый аппарат – регистратор расчетных операций (РРО) или его программный аналог – ПРРО. Работа без таких регистраторов чревата для украинских предпринимателей серьезными штрафами. В этом материале мы расскажем, каковы различия между РРО и ПРРО, все ли предприниматели должны ими пользоваться, как их зарегистрировать в налоговой и в чем преимущества бесплатного решения от hutko.

Что такое РРО и ПРРО

Регистратор расчетных операций – это инструмент фискализации платежных операций украинского бизнеса, используемый государством для контроля продаж. Он фиксирует наличные и безналичные оплаты, учет товаров и услуг и передает эту информацию ГНС в соответствии с Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг».

Программный РРО – тоже инструмент фискализации, но в виде онлайн-кассы, который можно использовать на компьютере или мобильном телефоне. Он формирует электронные чеки и автоматически отправляет информацию по продажам в налоговую службу.

В чем разница между РРО и ПРРО

Как уже отмечалось выше, РРО и ПРРО – это утвержденные государством инструменты фиксации продаж, выдачи фискальных чеков и передачи данных в ГНС. Основная разница между ними – в технической реализации.

РРО – кассовый аппарат, отдельное устройство, которое нужно купить, установить на точке продаж, обслуживать и ремонтировать по необходимости. Фискальные чеки здесь печатаются на бумаге. Физический регистратор прост в использовании и понятен для классической розничной торговли. В то же время это довольно дорогостоящее и негибкое с точки зрения обновления функционала устройство.

ПРРО – программное решение, фактически онлайн-касса, которое работает почти на любом смартфоне, планшете или компьютере, не требует покупки физического оборудования (кроме того, на котором его используют), проще и дешевле в эксплуатации. Чеки здесь генерируются в электронном виде и отправляются клиенту на email или в мессенджер. ПРРО не нуждается в сервисном обслуживании, подходит для онлайн- и офлайн-продаж, упрощает бухгалтерию. Такая онлайн-касса может быть бесплатной или же стоит намного дешевле физического аналога, ее легко масштабировать (добавлять торговые точки, кассы и кассиров), а также интегрировать с учетной системой. Однако это решение зависит от интернета и устройства, на котором оно функционирует (смартфона, планшета и т. д.).

Как работает РРО и ПРРО

И аппаратный, и программный РРО действуют по следующей общей схеме при фискализации платежных операций:

1. Продажа: после того, как клиент оплатил товар или услугу, регистратор расчетных операций создает чек.
2. Фискализация: чек получает уникальный фискальный номер, подписывается электронной подписью продавца и отправляется на сервер ГНС.
3. Фиксация данных: налоговая получает детали оплаты и обрабатывает их на своей стороне.
4. Выдача документа: клиент получает фискальный чек (печатный или электронный), подтверждающий легитимность операции.

Как работает РРО в ежедневной деятельности бизнеса

Аппаратный РРО – это физическое устройство с кнопками, принтером чеков и фискальной памятью. Его активные пользователи – традиционные магазины, аптеки, кафе и другие торговые точки с высоким потоком покупателей.

Вот как выглядит ежедневная работа кассира с аппаратным РРО:

1. Начало рабочего дня или смены:
   • Кассир включает РРО, вводит свой пароль и нажимает кнопку «Открыть смену».
   • Аппарат печатает служебный чек об открытии смены или отображает на экране «Смена открыта».
   • Чтобы определить остаток в кассе на начало дня, кассир может напечатать X-отчетПромежуточный отчет без закрытия смены.
2. Операция продажи:
   • Кассир вводит код товара или сумму вручную. Если есть сканер штрихкодов и наименование запрограммировано заранее – сканирует, и аппарат сам подтягивает название и цену.
   • Выбирает форму оплаты: нажимает кнопку «Наличные», «Карта», «Смешанная оплата» и т. д. Если оплата картой, то сумма высвечивается или вводится вручную на POS-терминале (отдельное устройство). После проведения платежа нажимает «ОК» на РРО.
   • Формирование документа: нажимает «Итог» или «Оплатить». Аппарат печатает фискальный чек на термобумаге.
3. Закрытие смены:
   • Кассир нажимает «Закрыть смену» или «Z-отчет». Аппарат печатает Z-отчет по итогам дня: общая сумма оплат наличными и банковскими картами, количество возвратов и чеков и т. д.
   • Передача данных в ГНС: в большинстве современных аппаратных РРО данные накапливаются в памяти, и раз в 1-3 дня устройство передает Z-отчеты и чеки в налоговую через любой доступный интернет-канал – GSM-модем, Ethernet или Wi-Fi.
   • Снятие наличных: кассир вынимает деньги из кассового ящика, сверяет с Z-отчетом. После того сдает их в банк или оставляет на следующий день.

Как работает ПРРО в ежедневной деятельности бизнеса

Взаимодействие с программной онлайн-кассой очень похоже с РРО, однако есть и определенные отличия.

1. Начало смены:
   • Пользователь (кассир или сам ФЛП) авторизуется в ПРРО и открывает смену.
   • Если в кассе есть наличные на начало смены, то фиксирует это в программе.
2. Продажа товара или услуги:
   • Кассир добавляет наименование из списка или сканирует сканером и выбирает способ оплаты – наличные, карта и т. д.
   • Программа рассчитывает сумму, при необходимости добавляет НДС и акцизные сборы, далее формируется фискальный чек в электронном виде.
   • Чек можно выдать покупателю в виде QR-кода на экране, распечатать на принтере, отправить на email или в мессенджер.
   • Если есть интернет, данные о продаже мгновенно отправляются в ГНС.
3. Конец смены:
   • Кассир осуществляет служебное изъятие (вынимает наличные, если есть), после чего закрывает смену.
   • Программная касса формирует Z-отчет (фискальный отчет за день) и отправляет его в налоговую. Следует акцентировать, что, в отличие от физических аппаратов, ПРРО может генерировать Z-отчет без ручного вмешательства, и это упрощает пользование.

При работе с ПРРО следует придерживаться следующих правил:

• Смена (это время от первой продажи после последнего Z-отчета до отправки следующего Z-отчета) не может длиться дольше 24 часов.
• Один кассир – только одна открытая кассовая смена одновременно.
• Обязательный чек на полную сумму.

Работа ПРРО в офлайн-режиме:

• Программный РРО использует резервные фискальные номера, зарезервированные заранее.
• Фискальные чеки формируются локально и выдаются клиенту в электронном или бумажном виде, если есть принтер.

После возобновления связи все сформированные чеки отправляются в ГНС. Согласно закону, ПРРО может находиться в офлайн-режиме до 36 часов непрерывно и в общей сложности до 168 часов в месяц, однако эти ограничения часто не применяются, поскольку сейчас действуют условия военного положения.

Кто должен использовать РРО или ПРРО, а кто – нет

Согласно украинскому законодательству, фискализация платежей обязательна, если предприниматель:

• Продает товары или услуги за наличные или же с оплатой картой через POS-терминал или онлайн.
• Работает как ФЛП 2, 3 или 4 группы либо как юрлицо.

РРО или ПРРО можно не применять, если:

• Предприниматель является ФЛП 1 группы – торговля на рынке, бытовые услуги населению.
• Получает оплату исключительно на IBAN-счет.
• Продает товары через наложенный платеж, где чек выдает почтовый оператор, доставляющий товар.
• Место расчета определить невозможно (например, когда потребитель получает услугу или товар исключительно в электронной форме).
• Деятельность торговца подпадает под отдельные исключения, содержащиеся в утвержденном Кабмином перечне, – продажа предметов религиозно-обрядовой атрибутики и т. пВ этих случаях вместо РРО или ПРРО следует использовать расчетные квитанции и книги учета расчетных операций.

К примеру, интернет-магазины, цветочные лавки, заведения быстрого питания или кофейни обязаны применять РРО или ПРРО. А вот продажа кондитерских изделий в театрально-зрелищных и спортивных заведениях или прием вторсырья от населения не требует фискализации чеков в налоговой.

Какие штрафы за отсутствие РРО или ПРРО

С 1 августа 2025 перестал действовать переходный период – теперь нарушителям грозят полные размеры штрафов.

Следует отметить, что программный РРО от hutko в автоматическом режиме фискализует все операции, генерирует чеки в обновленном формате и отправляет отчеты в ГНС. За все время работы нашего ПРРО ни один из его пользователей не получил штраф за нарушение правил фискализации.

Как зарегистрировать РРО и ПРРО в налоговой службе для фискализации платежей

Для фискализации платежей аппаратный или программный РРО сначала нужно зарегистрировать в ГНС. Вот пошаговый алгоритм для ФЛП и юрлиц.

Шаг 1. Подготовка и получение КЭП

Перед регистрацией у вас должны быть:

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) ФЛП или директора компании. Это тот ключ ЭЦП, с которым вы подаете отчетность в кабинете налоговой.
• Объект налогообложения, зарегистрированный в ГНС по форме № 20-ОПП (для ФЛП – F1312007, для юрлиц – J1312007). Если вы еще не подавали эту форму, регистрация РРО или ПРРО будет невозможна.
• Договор с центром сервисного обслуживания (ЦСО)Только для аппаратных регистраторов.

Шаг 2. Подача заявления 1-РРО или 1-ПРРО

Это основной документ для регистрации самого кассового аппарата в ГНС.

1. Зайдите в электронный кабинет плательщика налогов в раздел «Введение отчетности» и создайте электронный документ по форме № 1-РРО «Заявление о регистрации регистратора расчетных операций» (для ФЛП – F1311406, для юрлиц – J1311406) или форме № 1-ПРРО «Заявление о регистрации программного регистратора расчетных операций» (для ФЛП – F1316605, для юрлиц – J1316605, можете воспользоваться инструкцией).
   • Для РРО в заявлении по форме № 1-РРО:
     • Введите данные об объекте налогообложения из ранее поданной формы 20-ОПП.
     • Впишите заводской номер РРО и выберите соответствующую модель.
     • Укажите сферу применения в соответствии с государственным реестром РРО.
     • Введите данные о книге учета расчетных операций, при ее наличии.
     • Выберите желаемый способ получения регистрационного удостоверения – по почте, на email, в электронном кабинете.
   • Для ПРРО в заявлении по форме № 1-ПРРО:
     • Введите данные об объекте налогообложения из ранее поданной формы 20-ОПП.
     • Выберите тип ПРРО: стационарный, передвижной, касса самообслуживания или интернет-торговля.
     • Укажите название ПРРО – назначается произвольно, например «Касса №1».
     • Введите номер ПРРО – тоже указывается произвольно, но в пределах каждой отдельной хозяйственной единицы он должен быть уникальным.
     • Выберите подходящий способ получения регистрационного удостоверения – по почте, на email, в электронном кабинете.
     • Убедитесь, что в настройках напротив пункта «При отсутствии связи между ПРРО и фискальным сервером контролирующего органа осуществление расчетных операций до момента надлежащей установки связи» стоит галочка. Это позволит выдавать чеки, даже если пропадет интернет.
2. Подпишите форму с помощью КЭП, отправьте в ГНС. В ответ должен прийти фискальный номер вашего РРО или ПРРО.

Шаг 3. Регистрация кассиров для программного РРО

Чтобы ПРРО мог подписывать чеки, налоговой нужно знать, чьими подписями это будет делаться. Для этого нужно отправить «Сообщение о предоставлении информации о квалифицированном сертификате открытого ключа».

1. Создайте заявление по форме F1391802 для ФЛП и J1391802 – для юрлиц (можете воспользоваться инструкцией).
2. В таблице укажите данные кассиров и идентификаторы их ключей КЭП. Это могут быть как ваши наемные работники, так и вы сами. При этом наемного работника можно зарегистрировать с использованием его ЭЦП или же осуществить регистрацию через печать предприятия или ФЛП.

Что выбрать: РРО или ПРРО

У каждого из этих решений есть свои особенности. Мы собрали их в сравнительной таблице, чтобы вам было легче разобраться.

Итак, основные пользователи РРО – бизнесы со стабильно большим потоком офлайн-покупателей, в частности супермаркеты, АЗС, торговые центры. В свою очередь ПРРО больше подходит для онлайн-торговли, доставки, мобильных точек продаж, цветочных магазинов, HoReCa, малого бизнеса. В то же время, даже крупный бизнес сегодня постепенно переходит на программные регистраторы, поскольку они дешевле, проще в использовании и легко интегрируются с разнообразными онлайн-сервисами и ІТ-системами.

Как бизнесу выбрать провайдера ПРРО, на что обратить внимание

При выборе провайдера в Украине важна не только стоимость его услуг, но и то, как его сервис вписывается в ваш бизнес. Вот ключевые критерии, на которые следует обратить внимание:

Автоматическая фискализация и интеграция с платежным сервисом

Если вы принимаете оплаты картами Visa & Mastercard, с помощью электронных кошельков Apple & Google Pay или другими платежными методами – выбирайте решение, которое бесшовно интегрируется с вашим платежным сервисом. Тогда после успешной оплаты чеки будут формироваться без ручного вмешательства, что очень удобно для онлайн-магазинов и служб доставки.

Следует отметить, что ПРРО от hutko является частью платежного сервиса, поэтому автоматически передает необходимые данные в систему ГНС, облегчая для пользователей отчетность и учет.

Цена и лимиты чеков

Сколько стоит ПРРО? Это зависит от числа чеков в месяц, которые вы генерируете. Обычно сервис бесплатный при небольшом количестве (до 250-300) или стоит 200-300 грн в месяц за неограниченное количество. Есть также бесплатный в использовании ПРРО от государственной налоговой службы – «пРРОсто».

Наш ПРРО бесплатный независимо от числа чеков (сколько бы их ни было, вы платите только комиссию за интернет-эквайринг) и доступный для всех мерчантов.

Удобство использования

Убедитесь, что программную кассу легко подключить, у нее интуитивно понятный интерфейс, а также с ее помощью удобно выдавать чеки клиентам (в виде QR-кода на экране, сообщения на email или в мессенджер и т. д.).

Что касается ПРРО от hutko, он прост в использовании, его легко подключить и настроить – это можно сделать в считанные минуты без помощи сторонних специалистов.

Интеграция с учетными системами и CRM

Если вы ведете товарный учет в бухгалтерских, CRM- или ERP-системах, убедитесь в наличии готовых модулей синхронизации платежных данных. Это сэкономит часы ручной работы и упростит использование ПРРО.

Наш сервис уже на старте предлагает больше десятка платежных модулей и плагинов для разных платформ. Еще больше – в разработке и будут доступны вскоре.

Преимущества ПРРО от hutko

Наш программный регистратор расчетных операций выполняет фискализацию и учет в строгом соответствии с требованиями ГНС. Так что вы надежно защищены от штрафов и стресса.

Как подключить ПРРО от hutko

После того как вы зарегистрировали программный РРО в ГНС и получили для него фискальный номер, подключить его в мерчант-портале hutko и начать фискализировать платежи можно буквально за несколько минут.

1. Войдите в личный кабинет hutko, если у вас уже есть мерчант. Если нет – сперва создайте учетную запись, укажите информацию о своей деятельности и дождитесь активации бизнес-профиля.
2. Перейдите в раздел «Онлайн-касса», выберите нужного мерчанта и нажмите «Подключить кассу».
3. Загрузите ключи и сертификат для ПРРО, полученные при регистрации в системе ГНС.
4. Найдите в списке соответствующую торговую точку и кассу, выберите налоговую ставку и нажмите «Подключить кассу».
5. Готово, ПРРО активируется мгновенно.

С этого момента необходимые данные по платежам будут автоматически передаваться в налоговую службу Украины. Другие функции нашего программного РРО, такие как электронные чеки, формирование системных отчетов и учет, активируются по умолчанию без дополнительных настроек.

FAQ

Резюме

Программный РРО ускоряет и удешевляет кассовые операции, а еще делает их менее бюрократическими, что особенно ценно для малых предприятий. Главное – выбрать надежный функциональный сервис с качественной поддержкой пользователей, чтобы ваш бизнес никогда не останавливался. И наше бесплатное программное решение справится с этой задачей на отлично.